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英語でのメール、文書での意思疎通の基礎

意思疎通の基礎はきっと言語に関わらず基本的な部分は殆ど変わらないであろうと思われます。

ただ、私の過去の経験から考えますと、海外の方々とのコミュニケーションの経験の無い日本人、特に高学歴の方々、もしくは自分を良く見せようという気持ちが強い方々に共通して見られる傾向があります。

それは、1つの文章が長くなるということです。

1つの文章中に関係代名詞が複数個出て来たら読解するだけでも一苦労なのに、それを経験の少ない方々が書くとなると、往々にして意味をなさない文章になります。私はそういう例を数多く見て参りました。これって日本語でも同じですよね。
だらだらと書かれた長い文章を読むのは苦痛です。

なので、第一の意思疎通のための基礎的な心がけとして、

”長い文章を書かない”

ということをお勧めします。言い換えれば、適当に文章を区切って、”複数個言いたい事があるのであればアイテムごとに箇条書きにする”ということです。


次に、これも高学歴の方々、もしくは自分を良く見せようという気持ちが強い方々に共通して見られる傾向ですが、難しい単語(文字数の多い単語)を使うということです。

目的は正しく正確に自分の言いたい事を相手に伝えるということであり、決して自分のボキャブラリをひけらかすことではありません。従いまして”できる限り簡単な表現で複数の意味を持つ単語を使わない”ことが第二の意思疎通のための心がけと言えるでしょう。

例えばInvestigationという単語があります。この単語はしばしば不適切な用いられ方をしているのを見かけます。私の経験から申し上げますと、”他社動向を調査する”と言いたい場合に"Investigate competitor's movement"と書かれていました。見た目はなんだかかっこいいですよね。Investigateという言葉は高校で習うかもしれませんがまり聞き馴染の無い言葉でしょうし、文字数が多いのでなんだか高尚な言葉のように思えますからね。

Investigateという言葉はどちらかというと、すでに起こっている事象、良くつかわれる例としては、犯罪があった場合にその現場検証をするとか、事件の背景を調査するというような時に使われる言葉です。
この場合は、未知なるものを研究して解明しようとする行動なのでresearchという単語を使うことが妥当であると考えられます。実際Nativeの方はそれを指摘されていました。

第三の心がけとして憶えておいて頂きたいのは、”メールや手紙、FAXでは表情や声のトーンを伝えられない”ということです。

言い換えますと、”相手の心情を考え失礼の無い表現を用いる”ということです。

例えば「明日までにお返事を頂きたく、よろしくお願いいたします。」と言いたい場合に、

Please reply by tomorrow.

と言うと、一見Pleaseを使っているので丁寧には見えますが、これは時として結構強い要求と理解される危険性があります。過去の日本の英語教育では、英語には尊敬語や謙譲語が存在しないというようなことを教えていた例もあるそうですが、決してそういうことは無く、尊敬語も謙譲語も存在します。

上記のような場合は、下記のような表現を用いた方がより、確実に原文の意思を反映できるでしょう。

I would apprecate you reply by tomorrow.

とか、

Your reply by tommorow would be highly appreciated.

ポイントは仮定法を使うというところです。仮定法により、~してもらえたら感謝いたしますという丁寧な意味合いになります。

というわけで、再度まとめますが、私が推奨する英語でのメール、文章での意思疎通の基礎的な心がけは下記の3点です。

1.長い文章を書かない(アイテムごとに箇条書きにする)
2.できるだけ簡単な表現を用いる(複数の意味を持つ単語を使わない)
3.相手の心情を考え失礼の無い表現を用いる
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プロフィール
私は、DIRECTVジャパン(米国系大手衛星放送プラットフォーム)、MTVジャパン(ご存知、米国発24時間音楽番組チャンネル)、THOMSONジャパン(元々親会社はフランス国営企業から民間電気機器メーカーへ移行)、TECNICOLORジャパン(ハリウッド映画のタイトルバックでお馴染の米国最古の現像所の日本子会社、現在は放送事業、DVDパッケージ事業も手掛けています。)、GRASSVALLEY(業界トップクラスのの米国放送機器製造メーカーの日本支社)等々の外資系企業で、マネージャー、取締役、代表取締役を務めてまいりました。この度決意し、自分の生きたいように生きる人生を歩む決意をしました。

平野Akey

Author:平野Akey

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